市役所窓口の利便性向上とICT化を加速する順番待ち発券機

自治体DXを支援

デジタル庁が発足し各地方自治体でのDXが加速。EPARKは市役所や区役所における各種申請受付窓口順番管理効率化、混雑緩和を支援しています。

市民の利便性と安全確保

自治体窓口の感染症対策と利便性追求はセットで行わなければなりません。市民に広く普及し職員の負荷を最小限とした機器選定が重要です。

自治体政府事業導入実績

システムの堅牢性と安定稼働に加え、サポート体制も充実。汎用性が高く全国の自治体窓口や目的に合わせた機器設定など柔軟に対応可能です。

政府委託事業で証明された堅牢なシステム基盤と情報管理体制

2020年から農林水産省が執り行うGo To Eatキャンペーンオンライン予約事業において国内の順番受付管理発券機事業者で唯一採択された信頼性の高さはEPARKがシステム基盤に約10年以上もの間、大規模な投資を継続してきたことによるものです。国内数千万会員を保有するプラットフォームだからこの大規模な委託事業による大量なトラフィックにおいても安定運用を継続することができました。

ポストコロナの新常識

行政にもウィズコロナ新しい生活様式に合わせた施設環境整備が急務です。三密対策・行列解消・混雜緩和策は市民の安全安心を最優先し積極的に行政が取り組むべき必須対策事項です。

順番待ち発券機シェアNo.1

混雜解消のためには店頭での行列を作らないことが重要です。EPARKでは創業から10年以上もの間、混雜や行列の不満解消に向けて開発を続け国内外10万施設のトップブランドに成長しました。

専門スタッフによるサポート

施設の行列解消のためEPARK順番待ち発券機を導入される企業様はコロナ以降急増中となりますが24時間365日稼働の業界特化型コールセンターや安心の保守サポート体制で支援しています。

多くの業界業態で採用

EPARKの番号札発行システムは多くの業界で採用され、人気の飲食店やカット専門美容室、病院や薬局、商業施設など加盟店は国内外で約10万施設にも上ります。順番待ち市場のパイオニアです。

知的財産権の保護も万全

EPARK順番待ち発券機には画期的アイデアが多数盛り込まれ、日々進化してます。それらの最新技術の殆どは特許を取得しており、加盟店様が安心して続けられるよう環境整備をしています

環境に応じたカスタマイズも

EPARKは自社でサポート体制を構築。だから施設毎の状況や課題、環境に応じた適切な設置方法の提案も可能となります。他の自治体様の事例なども参考に最適な提案を差し上げております。

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順番待ちシステムウェイティングシステムとは?

順番待ちシステム」「順番待ち発券機」「整理券発券機」「整理券発行システム」とは一体何でしょうか?違いはあるのでしょうか?

結論から言えば広義ではどれも同じ意味合いの行列解消や混雑緩和を目的に開発提供された整理券発行システムとなりますが若干機能や使い方に差異があります。自治体窓口では旧来より番号札発行のための専用機器が設置されていましたが、昨今窓口でのサービス品質レベルの向上やコロナ感染症対策、自治体DXの背景を受け様々な機器を各自治体でも厳選し選定導入を図るする動きが加速しています。

従来そういった順番待ち発券機は人気店の多い外食産業やカット専門美容室、ネイルショップなど曜日や時間帯、時期によって混雜や行列の発生しやすい施設に多く導入されていました。
コロナ禍により各施設における混雑緩和の需要も増加傾向にあり、三密対策機器として国民にも広く普及しつつあります。

他には「順番待ち発券機」「整理券発券システム」「順番待ち予約システム」「順番待ち受付システム」「順番待ち予約&受付システム」「ウェイティングシステム」行列管理システム」「混雜解消システム」「受付管理システム」などと呼ばれることもあり、最近ではEPARKのように順番待ち受付、整理券発券や発行機能だけでなく、WEBでの受付予約や電話呼出、LINE呼出といった呼出機能の拡張性に加え、CRMと言われる顧客管理システムの側面まで実装された多機能なシステムが市場シェアを伸ばしています。また、業種業態により用途や課題が違うため少しづつ違った機能を持つ発券機も出てきており、例えば外食においては焼肉業態のような制限時間を決めた食べ放題に適応した焼肉業態向け順番待ちシステムやスシローやくら寿司のように回転寿司業態に特化した発券機なども最近では増えてきています。

離れた場所からでも順番待ち受付を可能とした順番待ち発券機が2000年初期、EPARKから市場にリリースされる以前はウェイティングボードなど紙や人力で来店客の順番管理をする必要がありました。当時は文字の判別や名前の読み間違いなど受付業務ではトラブルも多く発生し、店舗従業員や自治体職員にとっても大きな負担となっていました。

最近では順番待ち機能以外に飲食店での予約管理顧客管理システムを搭載したオールインワンタイプの発券機としての導入も加速しています。

昨今、デジタル庁の設立を背景に行政サービスのデジタル化やICT化が加速していますが、その一環として各地方自治体において従来の整理券発券だけの順番待ち番号札発券機から、EPARKのようなWEB上で施設の混雜状況が確認できたり、日時指定受付を可能とした既に市民に広く普及しているEPARKのような最新の発券機に切り替える動きが見られます。各自治体の主な導入目的は市民への利便性向上ですが、自治体職員側の業務効率改善や生産性向上、受付データ利活用などにも期待する声が高まっています。

既に国内数千万人が会員登録し日常生活の中で普段使いされている「EPARK」順番待ち発券機を自治体でも活用することで、利便性も高まります。また、EPARKでは常に追加機能開発やコロナ対策効果を高める呼び出し機能の改善拡充など順次アップデートを重ねており、各自治体のDX推進に今後も貢献をして参ります。

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EPARK順番待ち整理券発券機器の主な特徴

ここでは主に各自治体様に好評であった機能や特徴を抜粋し一部を紹介しております。その他の機能やスペック、費用等詳しくはお問い合わせボタンから必要事項をご記入の上送信下さい。担当者よりご案内差し上げます。

モバイルから簡単受付・混雑状況確認

受付窓口で整理券を発券できるだけでなく、利用者様はモバイル端末から簡単な操作で順番の最後尾に順番待ちを受付することが可能です。
同時にWEB上で自分の順番の状況が確認できることでその場から離れていても混雜状況を確認することができます。
また、日時指定受付機能という特定の時間帯を指定して順場待ちを行うことができるEPARK独自の特許保有機能も効率的な窓口管理を行うにあたり有効です。回転寿司店や食べ放題の焼肉チェーン店など一般的に広く利用されている発券機となります。

順番受付時の質問分岐で運用を効率化

各自治体申請窓口様で好評頂いている機能の1つとして、部門管理機能と質問分岐形式での案内誘導機能があります。
飲食店の席種別毎での順番受付管理機能を応用し、1つの発券機で社会保険窓口や税務関係窓口、住民票窓口等複数窓口の順番待ちの列を同時に管理することができます。複数の窓口毎に場所をとる発券機を設置しなくても良くなり、コスト効率の高い運用が可能です。また、窓口毎に簡単な分岐質問を画面内に設定することで利用者が質問に回答しながら適切な窓口へご案内できる仕組みも搭載。例えばマイナンバーカード受付窓口では「申請」か「交付(受取)」「更新」かなどによって必要な持参物も違うため、受付時に事前確認することで適切な窓口への振り分けが可能です。来庁者側も窓口で同じ質問を何度も聞かれるといったことを回避でき、職員側も目的に応じて振り分けられた対応者に集中して対応することなどが可能となります。それぞれの用途・窓口毎の待ち時間、待ち人数なども分かり易く表記されることで混雜状況に応じて瞬時に適切な人員配置を行うことなどもEPARKを使えば可能。自治体窓口の対応品質平準化と効率化に貢献します。

視認性の高い大型モニター連携にも対応

回転寿司チェーン店などでも多く見かけることのある視認性の高い発券機ではありますが、高齢者や障害をお持ちの来庁者様などにも対応できるよう各自治体の環境やご要望に応じ、大画面モニターでの表示や自動音声呼出との連携などカスタマイズした設置要望にも柔軟に対応しています。詳しくは専門スタッフまでお尋ね下さい(※)。
その他、スペースの限られた場所に設置が必要となる場合も、コンパクトタイプの発券機もご用命を承っております。
各施設環境に応じたカスタマイズ提案をさせていただいております。
※一部有償での対応とさせていただいております。

国内保守体制構築で長期利用も安心

経験豊かな設置サポート専門スタッフが施設毎の環境に応じて適切な機器設置提案をさせていただいております。安定稼働が求められるシステムであり
、万全を期しておりますが、万が一トラブル等が発生した際にも24時間365日稼働している国内に設置された日本人によるコールセンター対応やメール対応を行っております。加えて別途オンサイト保守契約を締結させて頂いているお客様にはIT技術を有した専門保守要員が全国どこでも即日かけつけるといった手厚い保守サポート体制を構築しております。

離れた場所で順番を待つことが可能

EPARKには様々な機能がありますが、呼び出しのバリエーションが多いのもその特徴となります。標準装備されている「メール呼出」に加え、若者に利用者の多いLINEのメッセージ機能と連携した「LINE呼出」、メールが分かりづらい高齢者や駐車場や騒音の激しい場所で待っているときにも気づきやすい「電話呼出」など様々な環境を想定した呼び出し機能をご用意しております。施設側の都合により待機スペースが狭い場合や、待っている間に別の用事を済ませたいといた利用者側の利便性を追求した機能となります。

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主な機能紹介

順番待番号札発券

携帯順番待ち発券(WEBからの順待ち)

日時指定(将来)順番受付

日時指定順番待ち(将来順番待ち)機能はEPARKが特許を保有する独自機能となります(模倣サービスにはご注意下さい)

「○時○○分~○時○○分」というように事前に指定した時間帯での優先受付を行える機能となります(その時間帯で優先的に順番発券を行う仕組み)。

利用する、しないは施設側の任意となります(選択することが可能です)。

QR順番呼出

電話呼出

※オプション契約が必要となります

レポート機能

データ分析(一部オプション)

※基本データは加盟店様にて基本料金内にて閲覧可能となります。データ提供範囲により有償となる場合がございます。

※訪問・WEB関わらずカスタマイズデータの提供・分析及び業務支援コンサルは有償対応となります。

※詳しくは営業担当までお問い合わせ下さい。

業種業態によって取得できるデータの活用シーンは異なります。

例えば自治体各窓口では申請内容によって対応時間や混雑状況が月によっても大きな差があります。EPARKの順番待ち発券機レポート機能を活用すれば、窓口毎の1名あたりの対応や受付(混雑)状況などもリアルタイムで可視化することが可能です。時間帯毎に受付状況を可視化することで受付状況が落ち着いている時間帯は人員を受付数の多い、待ち時間の多い窓口に対応人員に充てるなどといった柔軟な人材配置を行うことなども可能となります。同じ対応種別の窓口毎の対応時間を分析することにより対応間のばらつきをなくしスキルの平準化を図るといった教育ツールの1つとして活用している施設もあります。自治体DXによる業務効率改善、対応品質改善、生産性向上といった見えづらい課題に対して定量的且つ即時性の高いデータを以てアプローチを図ることがEPARK導入により実現します。

オプションデータ分析(業務改善データ提供)
オプションデータ(曜日別時間帯別待ち時間による人員配置最適化活用事例)
自治体のホームページ内に「混雑状況」「順番待ちはこちら」なとどいったリンクを設置しEPARKの待受画面に遷移させることができます。

機器構成

受付端末・職員側端末

洗練されたユーザー受付端末画面構成

一見シンプルなように見えて年に何千回という改善を繰り返してきたのがこのEPARK受付画面構成です。こちらは一部分となりますが、その一画面だけでも画面サイズ、文字サイズや色、配置、ボタンの配置や配色といった細部にまで最適化が施されています。

一部画面構成においては意匠権を取得するなどそのデザインと実用性、利便性は加盟店、ユーザーだけでなく専門機関からも高く評価されています。

シンプルで操作性重視の画面構成

タッチパネルボタンも小さなお子様からご年配のお客様まで判別し易く操作性にこだわった画面構成。多言語にも対応しインバウンド対応にも適応。
画面遷移や表示内容も一部を除いてカスタマイズが可能です。

受付入力時のヒアリング項目の他に、説明書きや注意書きの記載ができる為、お客様に分かりやすく表記をすることも可能な仕様となっています。尚、ヒアリング内容については複数項目設定することができます。例:《 大人の人数・子供の人数・施術メニュー・ご希望席 》等々。
『何回目の御来店 ですか?』とお客様に 端末上でヒアリングしている加盟店様もあります。ロイヤルカスタマーの把握や特典付与など用途は多岐に渡ります(特許取得済)。

職員用端末はタブレットでも代替可能

職員側端末ではご案内予定人数を常に確認可能。配席効率向上に繋がります。ご案内予定時間を表示する為、計画的なご案内が可能となります。更に職員用端末にはiPadなど持ち運びしやすいタブレット端末をご活用頂くことでオペレーション効率が高まります。持ち運びながら運用できる為、常にご案内予定人数の確認ができ、スタッフ様の発券機受付端末との往復がなくなります。現場でのオペレーションを細部にまで再現し最適化された職員用端末の仕様は他社との大きさ違いになります(画面構成及び機能共特許出願済)。

サポート・保守体制

世界約10万の施設数を運用するEPARKだからこそ規模の原理で提供できる保守サポート体制を構築。

操作マニュアル

サービスインまでのフロー

お申し込みから最短2週間で運用開始(※)。

※お支払い方法により事前審査期間を頂戴する場合がございます。

※モニター連携や音声対応等特殊な機器設置が入る場合は別途施設様への設置スケジュールを調整させていただいております。

申し込みから導入までのフロー図

知的財産権の保護について

以下は2020年時点でのデータとなります。その後も定期的に出願・特許取得を継続し行っております。

自治体官公庁導入担当者様の声

全国各自治体様での導入事例(ここでは公開のご許可頂戴した事例を一部抜粋して紹介させて頂いております)。その他にも多数の導入実績がありますので詳しくはお問い合わせ下さい。

導入施設様の声【市役所】

宮崎市役所 さま

導入のきっかけや目的は?

  • 自治体窓口の利便性の向上と行政におけるDX推進
  • 大都市での導入実績。広く浸透し負荷なく利用しやすい整理券発券機の選定

実感されている導入メリット

  • 価格の割には汎用性が高く、導入までの準備期間が他機器に比べ非常に短い。
  • 国内に広く普及し安定稼働の安心感。浸透率が高く運用開始までがスムーズ

宮崎市 さまにお話を伺いました。

安定稼働と市民での普及率の高さは重要な選定基準

 宮崎市では既に発券機を過去に導入していましが、それらの機器よりも導入しやすい価格設定であったことに加え、汎用性が高く導入までの準備期間が自治体向けの他の機器に比べ非常に短かったことが導入を決めた要因として挙げられます。
 他社比較も行ったのですが、多数の飲食店で導入されていることで市民にも認知されている点もさることながら、東京都港区や大阪府堺市など、既に大きな自治体での導入実績もあることを知り、大都市での利用においても安定運用されているという実績から安心感を持ちました。他の自治体での導入事例は特に周囲の意思決定をスムーズに運ぶ上では重要なポイントであったと思います。

WEB受付についても状況を見ながら今後の利用も検討

 EPARKの発券機を導入するまでは紙で受付を行っていましたが、感染症対策と業務効率に課題を感じていました。導入後来庁者の反応を見ていると、EPARKを既に県内の飲食店で利用したことがあるせいか、馴染みやすいという印象を受けました。職員が操作方法を細かく説明しなくてもスムーズにご利用いただけている点に満足しています。
 発券した後は表示機での番号表示と自動音声での呼び出しも行っていますので、利用者側としても自分の順番が来たことがとても分かりやすいのではないでしょうか。また職員としても受付対応や大声で番号を呼び出すといった感染対策上の不安なども同時に解消できることから、満足度も非常に高いと感じています。
 WEB上での混雑状況表示や順番受付は利用者にとっても非常に便利な機能と捉えていますので、環境が整えば活用していきたいと考えています。特に大阪のような大きな自治体でも活用されているところも既にあると伺っていますので利用状況などを伺いながら今後検討していきたいと思います。

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導入施設様の声【町役場】

茨城県五霞町 さま

導入のきっかけや目的は?

  • 五霞町独自のごかりんポイントシステムを開始するにあたり混雜が予想されたため
  • 官民連携での自治体DXを町としても積極的に推進している背景があった

実感されている導入メリット

  • タッチパネルでナビゲーションによって確認でき、受付で手戻りにならない
  • 「駐車場で待つ」と選択した来庁者には順番が近くなると自動的に呼び出しの電話が自動音声で発信される仕組み

五霞町 さまにお話を伺いました。

EPARKの順番待ち発券機を併用して導入しようとした理由や動機をお聞かせ下さい。現場ではどのように運用されていたのでしょうか。

 従来の受付では、マイナンバーカードを作る(申請)、受け取る(交付)、マイナポイント申込を行い、何日の何時に来るといった予約から当日の受付管理を行っていました。

町独自の施策であるマイナポイント上乗せ「ごかりんポイント」の付与については、マイナンバーカードを持っていて、マイナポイント予約・申込をしている事が必須条件となる為、ごかりんポイントの付与申込も従来の受付で一緒に受け付けてしまうと、職員側での対応が複雑となり作業がスムーズに運ばない可能性があるのではないかと危惧していました。

そこで、ごかりんポイントの付与については従来のマイナンバーカード関連手続きやマイナポイント申込とは別の導線を設け、予約なしの当日(順番待ち)受付のみとして混在を避け、更には新型コロナウイルス感染防止も考えなければなりませんでした。その際にEPARKの順番待ち発券機が使えるのではないか、というアイデアが湧き実証を行いました。
特に、EPARK発券機に搭載されているナビゲーション機能は魅力でした。
役所への来庁者(お客様)が持参するもの等についてタッチパネルでナビゲーションによって確認でき、受付で手戻りにならないことがお客様とのトラブル防止になりました。また、マイナンバーカード関連手続き、マイナポイント予約・申込、そしてごかりんポイントの申込など、複数の手続きを目的によって切り分けたことで、限られた職員数でも受付を分担ができ大幅な業務効率化に繋がりました。
今回の実証実験を通して、既存の発券機での受付をやっている部署、又は他の町役場や市役所、区役所など各自治体でも目的を切り分けた限定的な使い方の併用にて、EPARK発券機が活用できるのではないかと実感しました。

特に重宝されたというEPARK発券機の特徴的な機能とはどのような部分でしょうか。

 コロナ対策を行いながら、安心・安全に来庁いただくことが必須条件でしたが、実際ごかりんポイント付与を目的に多くの住民が来庁されたことでEPARK順番待ち発券機の効果を実感することとなりました。
加えて庁舎内には広い待合いスペースもないことから、窓口が混み合い三密状態となることを避けるため広い駐車場内(車中)でも待機してもらえるような対策をとりました。
具体的には、EPARK発券機の電話呼び出し機能を活用することで、受付の際に「駐車場で待つ」と選択した来庁者には順番が近くなると自動的に呼び出しの電話が自動音声で発信される仕組みとなります。それにより来庁者は感染対策をとりながら安心して順番を待てることとなりました。
実際に、ピークとなるこの3日間は、マイナンバーカードはお持ちでも、マイナポイントの予約をしていない方も非常に多かったですね。
それでもEPARK発券機を活用し、窓口が三密状態を避けられたという点は住民、職員双方にとっても非常に良かったのではないかと思います。
利用者の満足感も実際高く、コロナ禍では、本当にこういった準備が大切だと実感しました。

今後は自治体のどのような場面でEPARK発券機が活用できるとイメージされていますか。

今回活用してみて分かったことが3つあります。
1つ目は、人が集まるところ、順番がある、待ち時間がある所では確実に使えると感じました。既に番号札や整理券を導入している所でも併用しながら限定的に活用できるということです。
2つ目は、五霞町のように駐車スペースが広く、車で来庁される方が多い自治体にはぴったりでしょうね。また、これは地方自治体のDX推進における課題と前に進めるためのポイントにも繋がる部分だと思っていますが、DXを一側面だけから見ると情報の一元管理と連携だけのように捉えがちです。しかし、実は自治体における一元管理という側面は功罪表裏一体であり、自治体におけるDXを阻む障壁の一部分にもなりうるとも考えています。つまり情報や機器をネットワーク内で囲い込むべき領域、そうでなくても良い領域をうまく切り分け、利便性やスピードを追い求める部分もバランス良く採り入れていくということがDX推進速度を上げていくためには必要なことであると考えています。EPARK発券機が今回導入に至った経緯や背景にも、セキュリティの観点で切り分けて使用出来る領域を見極め部分的に活用できた点があると思っています。つまり、庁舎内のネットワーク環境やイントラネットに依存しない領域での汎用性と機能性の実現が、スピーディに導入に至った要因とも言えると思います。全てをネットワークで繋ぐというよりは、国内の多くの飲食店で利用されているEPARK発券機のような独立した機器・機能・ネットワーク構成だからこそ、自治体内で活用できるシーンがこれまで以上に広がるべきではないかとも考えています。

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導入施設様の声【区役所】

港区役所 さま

導入のきっかけや目的は?

  • 「新型コロナウィルス感染症に伴う経営に関する相談窓口」開設にあたり大変な混雜が予想されたが会場内での三密を回避する必要があった。
  • 従来から産業振興課経営相談担当として民間企業の力を行政に反映させることで行政をより魅力的で深みのあるものにしていくきっかけ作りを行う取り組みを推進したいた経緯があった。

実感されている導入メリット

  • 自動電話呼出機能を使うことで、来庁者様が会場を一度離れ庁舎内のカフェや庁舎外で待機することができるように。
  • 飲食店や病院、美容など他業種における実績が豊富にあり、汎用性が高く、幅広い環境や年齢層に対応可能な機能が充実。

港区役所 さまにお話を伺いました。

最終的にEPARKの導入に至った要因は何でしょうか?

 順番待ち受付管理用発券機として飲食店や病院、美容など他業種における実績が豊富にある点はもちろんですが、電話呼出や部門管理など、汎用性が高く、幅広い環境や年齢層に対応可能な機能が充実していた点です。また、私の個人的な意見をあえて申し上げると、EPARKさんの顧客への対応方針というか社としての姿勢に安心感や信頼感が持てました。我々のような行政にとって「初めて導入するもの」に対しての不安はどうしてもあるのですが、担当者の方が誠実且つ丁寧に対応し、その不安を1つ1つ払拭していってくれたことが安心感に繋がりました。また、今回は特に1日でも早く適切な相談環境を整備構築する必要がありましたので、対応のスピード、変化に対応できる柔軟性、問い合わせに対し事例含めた提案やアドバイスの適切さといった面も心強く感じました。

実際にEPARKを使ってみて現場ではどういった変化がありましたか?

 EPARKの発券機を導入するまでは紙で受付を行っていましたが、感染症対策と業務効率に課題を感じていました。導入後来庁者の導入前、相談者は、受付をした後も長時間会場内に留まって椅子で待つ必要がありましたが、受付後はEPARKの自動電話呼出機能を使うことで、特設会場を一度離れ庁舎内のカフェや庁舎外で他のことをしながら待機することができるようになりました。それにより特設会場内の3密を回避することができ相談者、職員、対応者全ての方が安全に相談できる環境が構築できた点が一番の大きな変化となります。また、待機しておられる方からの進捗状況確認やそれに対応する職員の負担は確実に減っていると感じています。待機用の椅子も当初は多数詰めて設置する必要がありましたが、今ではソーシャルディスタンスを確保した状態で最低限の設置で済むようになり会場内の風景は一変しました。

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導入施設様の声【水道局】

堺市 上下水道局 さま

導入のきっかけや目的は?

  • 普段からEPARKアプリを利用しており、いつでも、どこでも順番待ち受付ができる便利さを実感していた。
  • お客様対応が多い1階と2階でお客様に並んで待って頂くことがあり、事前にWebで混雑状況を確認できる発券機を探していた。

実感されている導入メリット

  • 混雑状況の確認に加え、順番待ち受付をWebで行うことができる。
  • EPARK会員登録者数が多く、EPARK=順番待ち受付発券機のイメージが既に市民の間でも浸透してスムースに利用開始ができた。
  • 他社製品に比べ費用が安価であり、端末も短期間で導入できた。

堺市上下水道局 さまに伺いました

導入前にはどういった課題があったのですか?

 堺市上下水道局本庁舎には日々多くの市民や事業者が訪れ、窓口受付においては新型コロナウィルス感染症対策防止を図りながら安全に受付業務を行っていくことが喫緊の課題となっていました。また、かねてより来庁されるお客様のサービス向上をはじめ、事務の効率化、働き方改革を目指し最先端ICT技術の活用にも積極的に取り組んできました。そこで今回、新型コロナウィルス感染拡大防止と業務効率の双方を実現するソリューションとして順番待ち受付発券機EPARKを導入することとなりました。

私自身、飲食店を利用する際には、普段からEPARKアプリを利用しており、いつでも、どこでも順番待ち受付ができる便利さを実感していました。

最終的にEPARKの発券機を導入された理由。特に他社製品と比較して違いを感じた部分について教えて下さい

 本市上下水道局の場合、お客様対応が多い1階と2階でお客様に並んで待って頂くことがあり、事前にWebで混雑状況を確認できる機能は導入する機器としての最低条件としてありました。本市の一部の区役所ホームページでは、混雑状況が確認できるシステムを既に導入していましたが、EPARK順番待ち発券機では混雑状況の確認に加え、1つは順番待ち受付をWebで行うことができること。2つ目にEPARK会員登録者数が多く、EPARK=順番待ち受付発券機のイメージが既に市民の間でも浸透していることで、スムースに利用開始ができるのではないかと考えられたこと。3つ目は他社製品に比べ費用が安価であり、端末も短期間で導入できるといった点で他社より優れており、今回採用させて頂きました。

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導入施設様の声【区役所】

大阪市此花区 さま

導入のきっかけや目的は?

  • 自治体窓口の利便性の向上と行政におけるDX推進
  • WEBでの順番受付活用により安全性向上と見える化を実現

実感されている導入メリット

  • 価格の割には汎用性が高く、導入までの準備期間が他機器に比べ非常に短い。
  • 国内に広く普及し安定稼働の安心感。浸透率が高く運用開始までがとてもスムーズ。

此花区さまにお話を伺いました

受付業務効率化と来庁者の利便性、感染症予防対策強化への取り組みの一環として、住民情報担当、保険年金担当受付窓口に導入

 此花区役所では既存の発券機が古くなり故障が多くなってきたため、昨年あたりから他の自治体にも導入されている機器を含め複数の企業の発券機や番号札・整理券発行システムを並行して検討していました。
また来庁者からは窓口が非常に密になってきているというご指摘が増える中で、どのように解決したら良いか模索をしていました。
そんな折、EPARKさんから他の自治体での導入事例なども踏まえたご提案を受け、私自身も利用者として飲食店などでEPARKを利用する機会があったことで、すぐに活用イメージが膨らんだことが主なきっかけとなります。よく知られているサービスという点は大きな要因であったかと思います。自治体独自の要望などにも柔軟且つ迅速に対応いただいたことで導入までは想定以上にスピーディに運びました。

導入にあたり工夫したポイント

 区役所来庁者の視点で窓口に来てから発券してお待ちいただく中で、ご自分の番号が来た時、いかに分かりやすく目に留まるかを意識し視認性の高い表示機の選定を行いました。
モニターのサイズ、表示する場所は発券機の真上に設置することで、どなたにとっても非常に分かりやすい表示になったと感じています。
また来庁者側だけでなく職員側にも表示機を設置し、窓口担当以外の職員にも、今何人くらいの方が待っているかを一目で把握出来るようにしたことで、混雑時にはすぐにサポートに入れる環境が整いました。
部門管理機能(EPARK特許保有機能)を活用し動線毎に列を管理したことで、窓口毎の待ち状況を一覧で確認することが出来、職員側の業務効率も大きく改善しました。今の所、使い勝手や満足度も高いようです。

WEBでの順番待ち受付を開始しようと思った理由

 区役所内の待合スペースでの密を防ぐために、以前から待ち時間が分かるようなシステムを検討するよう指示が出ておりました。
既に窓口の待ち時間の表示だけをしている区役所は多くあり、此花区としても最初は待ち時間がWEB上に表示できるだけのシステムを導入しようとも考えていました。
ただ根本的に考えた場合、例えばWEBに「50人待ち」と表示されたことで、「今日は行くのは止めよう。」ということになるかもしれませんが、次の日も50人待ちだったとしたらどうなるでしょう?
区役所は必要な手続きをする場所になりますので、来庁者様にとっては待ちがあっても行かなければならない場所だと思います。
結果、WEBから順番待ち受付の出来る機能にこそ価値があるという結論に至りました。

此花区でもデジタル化を進めているところではありますが、一般的な窓口でいうと今回のような民間の既存サービスをもっと活用し採り入れた方が効率的且つスピーディに進められるのではないかとも感じています。
新しいシステムを一から構築する部分と、既存のサービスをうまく棲み分け活用することが大事だと感じます。
一方でデジタル化が進むことで便利になることも沢山あるかと思いますが、区役所には機械の操作が苦手な方など、多様な方が来庁されます。
サインの工夫や押しやすいボタンの導入であったり、どういった所で悩まれるのか今後注視して行きながら、改善出来るところは改善して、活用の幅を拡げていきたいと考えています。

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導入施設様の声【市役所】

福島県郡山市 さま

導入のきっかけや目的は?

  • マイナンバーカード普及のため受付窓口の利便性向上
  • 感染症対策強化の一環としてのDX推進

実感されている導入メリット

  • 多くの飲食チェーンに導入され、国内に利用者数も相当数あることから、機能やサービスが洗練されている。
  • 自社でサポート保守体制を構築しており、アフターフォローが手厚いという点で長期安定稼働を優先できる点にメリットを感じた。

郡山市さまにお話を伺いました

導入の決め手は自社によるサポート・保守体制の充実度

 郡山市役所としても公募入札のためコストや機能面での条件をクリアしていることは前提として、発券と呼び出し機能を備えた類似製品には、安価だがサポート体制に不安が感じられたり、保守領域を自社では全く対応していなかったりという企業が多い中、EPARKでは24時間365日体制のコールセンターや自社でのサポート保守体制を構築しており、アフターフォローが手厚いという点が自治体での長期安定稼働を優先していくにあたり重要な決め手となりました。

担当者様とEPARKサポートスタッフ

部門管理機能を活用し利用者側負荷軽減と職員対応工数最適化。窓口毎受付数をリアルタイムに見える化しリソース最適配置実現

 市役所内のマイナンバーカードセンターの9つの窓口に対して、来庁者向けにはEPARK順番待ち発券機を1台と番号案内用表示機(モニター)を2台設置し、職員側にはEPARK端末4台を連携して運用しています。

現在市役所内の発券機ではEPARK順番待ち発券機の特徴的な機能でもある部門管理機能(特許取得)を活用し、4つのカテゴリーに分類した発券を行っています。

それにより来庁者がマイナンバーカードの交付目的か、申請目的か、電子証明書の発行・更新目的か、その他の目的かが事前に振り分けられ、職員側も目的別に対応マニュアルを事前に整備するなどし、専門性を高めた対応を図ることができる。結果として、来庁者1人あたりの対応時間の最適化に繋がりました。


また、当初は想定していなかった副産物の発見もありました。EPARK順番待ち発券機には日々の部門(来庁目的)毎の受付数がデータとして確認できるレポート機能が実装されており、その機能を活用し分析することで窓口の最適な配置が実現できました。

当初は電子証明書対応用の窓口を2つ設けていましたが、受付数データを見ると電子証明書の受付数がマイナンバーカード交付・申請受付数に比べかなり少ないことが判明しました。そこですぐに電子証明書の窓口数を減らしマイナンバーカード関連窓口に割り当てるという意思決定がデータを見ながら迅速に行うことができたと思います。

これらの独自機能は特許庁の厳格な審査を経て正式に特許を取得した国内でも有数の発券機ならではのものだと思います。逆に特許侵害リスクの恐れのある機器が一部が自治体にも出回っているというリスク情報もメーカーさんからは聞いていましたし、そういったリスクを回避することも考慮しながら、自治体において採用する発券機が知財財産権の保護された企業、メーカーによるものであるかどうかといった観点も市民の信頼を預かる行政としては十分配慮すべき点であり、機器選定の際にも基本情報として留意しながら今後も対処していければと考えています。

マイナンバーカード窓口対応数最大化と効率化の鍵は予約と順番待ちの併用連携

郡山市マイナンバーカードセンターでは事前予約システムも導入していましたが、当日の予約はできなかったり、予約可能人数が1時間あたり4枠程に設定されており、1日で予約可能な人数も限られていました。特に予約の急なキャンセルなどがあると職員側にとっても非効率な時間が生まれてしまうという問題がありました。

一方で順番待ちシステムにおいては、例えば、次の順番の方が急用で帰られたりしても、その次の方へ順番を自動的に割り振ることができるため、市役所職員側としても無駄な空き時間が発生しない。現在、利用実態としても、順番待ち発券機の受付数は事前予約システム利用数の1.5倍程もあり、順番待ち発券機を導入したことで、密な状態を回避しながらも、より多くの対応件数が実現できています。

つまり市民の利便性向上だけでなく、市役所側としても効率化にも貢献できていることが分かりました。今後は機能連携やEPARK順番待ち発券機に実装されている日時指定受付機能(特許取得)の活用なども検討に入れながら、より利便性と効率性を高めるための改善を心がけていきたいと思います。

【注意喚起】類似製品や模倣サービスにご注意下さい!!

コロナ禍の順番管理システム需要増を背景に、EPARK順番待ち整理券発券機を模倣した類似製品が複数確認されております。それらの多くは特許を取得しておらず、既に特許庁によって登録されている弊社や他企業様の特許技術を侵害していると見られる製品も一部専門機関の調査により確認されております。風評被害が大きいとされる大手企業様、自治体関係者様におかれましては特にご注意下さい。一部ではEPARK発券機の機能や外観などの写真を資料に無断で盗用、加盟店様に類似サービスとして紹介するなど悪質な例も一部の加盟店様より通報を受けております。

知らずに特許侵害に加担することともなり、導入側の企業様が社会的信用を失墜するリスクも危惧されます。説明時やご導入前に企業・製品情報を精査するステップを踏み、特許庁公式HPなどから公開されている特許取得登録状況や機能単位での知的財産権保護状況をご確認されるよう、また発券機供企業様からも詳しくヒヤリングされ自己防衛されますことを推奨しております。

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